lunes, 1 de abril de 2013

DESARROLLO DEL EVENTO



En este articulo vamos a hacer un recorrido por las actividades que se acostumbran realizar durante el desarrollo de un evento, resaltando aquellos puntos que debemos tener en cuenta y buscando cubrir la mayor cantidad de aspectos.

Este recorrido es general y puede variar de acuerdo con los procedimientos y políticas de cada empresa, gustos y necesidades de los usuarios, pero es un buen ejemplo del proceso que se realiza en un área de eventos.

Pasos que se deben realizar

1. Revisión previa:

Se realiza por parte del coordinador del evento, con el tiempo suficiente (mínimo 1 hora antes del comienzo) con el fin de corroborar la correcta mise en place y si es el caso tomar los correctivos necesarios.

Se revisaran principalmente los siguientes puntos:

·     Aseo general de las áreas del evento y su correcta presentación (luces, aire acondicionado etc...).
·       Baños, aseo y dotación.
·       Presentación y aseo de mobiliarios y equipo.
·   Cantidad de sillas y equipos solicitados y si su distribución esta de acuerdo con lo acordado: auditorio, mesa en u, otros. Para este punto es conveniente elaborar un croquis.
·        Si los equipos funcionan correctamente.
·        En el caso de los banquetes, se revisara el montaje de mesas, de operadores y mesas auxiliares.
·   Personal de servicio: presentación personal, si están todos los requeridos, si conocen sus funciones y responsabilidades.
·       Se corrobora si la información ha sido recibida en ciertas áreas criticas, portería, parqueaderos, recepción, cocina, bar, entre otros.
·    Si los servicios adicionales están listos y no presenta inconvenientes (guardaropa, orquestas, sonido).
·        Cualquier otro detalle.


2. Recepción de los asistentes e invitados:

Se revisará si el sistema de control de entrada (invitaciones, boletas) está operando; se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si se presta servicio de guardarropa y/o de paquetes. En caso de protocolos que así lo requieren, se organizarán los procesos previstos. Ejemplo: En caso de matrimonio, se ubicarán los anfitriones (novios y padres) en la entrada del salón para que reciban personalmente a los invitados.

3. Ubicación de asistentes:

Existen tres procedimientos para ubicar asistentes a un evento:

Ubicación libre

Donde los asistentes pueden acomodarse libremente en cualquier puesto ejemplo. Conferencias, seminarios.

       Ubicación prefijada

Se utiliza más que todo para banquetes, donde los anfitriones han hecho una distribución de los puestos de acuerdo con protocolos o  gustos. En estos casos se utilizan las tarjetas de mesa que identifican el lugar en donde se debe ubicar cada invitado.

        Ubicación mixta
      Es una combinación de los dos anteriores; hay una zona del salón previamente distribuida y otra de libre acceso. Ejemplo. En un grado las cinco primeras filas son para los graduandos y los invitados se pueden ubicar libremente a partir de las sexta fila.
  

Desarrollo de las actividades del evento

Todo evento, cualquiera que sea, debe tener un programa pre-establecido y que se debe desarrollar durante el tiempo previsto. La función nuestra es lograr que este programa se cumpla en forma precisa y ordenada.
En algunos casos se debe elaborar por escrito y se le entregará a los participantes; en otros casos, solo lo conocen los anfitriones y nosotros los organizadores.

5. Servicio de alimento

Hay tres opciones de servicios de alimentos en eventos:
A. Servicio de desayuno, almuerzos o cenas
Tradicionalmente se preparan menús fijos pre-establecidos o con buffets.
En muy raras ocasiones, sobre todo en eventos con muy pocos invitados, se permite que los asistentes pidan de acuerdo con una variedad ofrecida (carta).
El tipo de servicio depende de las políticas de la empresa o de la selección que se haya hecho con los anfitriones.

Clases de servicio

Son las formas de prestar el servicio, generalmente de alimentos a la mesa del cliente; prima en esto el gusto y conocimiento del cliente, el criterio del maitre, la habilidad y conocimiento por parte del personal de servicio para su correcto desarrollo.
Hay varios tipos de servicio, de los cuales unos tienen lineamientos generales y se toman como universales y otros son modificaciones de alguno o algunos de estos, y se consideran como modificaciones propias de un medio particular.
Estos servicios tienen origen en las casas de la nobleza europea de tiempo atrás y los restaurantes los han acomodado a sus necesidades dándolos a conocer a través de los tiempos y creando así una tradición gastronòmica.

5.1.Servicio americano o a la americana

Este es el servicio menos formal de los existentes. Se basa en que los alimentos vienen servidos y presentados desde la cocina en el plato que se lleve al cliente; el mesero lo transporta de la cocina a la mesa del cliente y lo sirve a este por el lado izquierdo teniendo en cuenta que la pieza principal del plato debe quedar frente al cliente en la parte de abajo del plato y el monograma o emblema que tiene grabado el plato, también al frente del cliente pero en la parte superior.
El material utilizado por el cliente se retirará por el lado derecho, a excepción de los platos para el pan y la mantequilla.
Debido a que es un tipo de servicio que ofrece rapidez, menos costo de utilización, producción y personal además de comodidad tanto para el cliente como para el mesero, se ha adoptado en la mayoría de los hoteles y restaurantes.

5.1.1. Modificación del servicio americano o servicio americano modificado.

Es la adaptación de este servicio al medio hotelero y gastronómico colombiano.
Se caracteriza este tipo de servicio porque los platos igual que en el servicio americano salen dispuestos de la cocina a la mesa del cliente, el mesero los transporta y los sirve por el lado derecho del cliente siguiendo las pautas dadas para el servicio. Para retirar el material utilizado lo hará también por el lado derecho a excepción, como es debido, de los platos para pan y mantequilla que van al lado izquierdo; esto puede tomarse como regla general para recoger el material de todo tipo de servicio que se efectúe.

5.2. Servicio inglés

Se utiliza en restaurantes elegantes donde las personas que los frecuentan tienen suficiente tiempo para comer; también en banquetes donde predomina un tipo de menú apto para ser servido conforme a las normas de este tipo de servicio. Es más dispendioso y por tanto demorado, pero elegante, por lo cual requiere conocimientos y habilidades especiales por parte de la persona que lo va a realizar.
Este servicio se caracteriza porque los alimentos salen de la cocina muy bien decorados y porcionados en fuentes o bandejas de electroplata. Se presentan al cliente por el lado izquierdo y el mesero servirá el alimento pinzado o cuchareado con el tenedor y cuchara de servicio previsto para tal fin, de la bandeja al plato del cliente, el cual ha sido dispuesto momentos antes por el ayudante de mesa. El mesero deberá tener en cuenta la posición que debe tomar en el momento de servir; no deberá adoptar una postura muy rígida porque la bandeja que contiene alimento quedará muy retirada del plato en el cual se va a servir; no deberá inclinarse demasiado puesto que la bandeja quedará sobre la mesa prácticamente pegada al plato en que se va a servir; también deberá tener cuidado al cucharear el alimento para no regar salsa ni sobras sobre el mantel o platos que estén montados en la mesa. Por lo general para este servicio se necesita un mesero y un ayudante, así:
El ayudante de mesa colocará los platos en los puestos del cliente en el momento en que se va a servir (si es un alimento caliente se tendrán los platos en una mesa caliente), un mesero servirá la pieza principal en los platos dispuestos en el puesto de cada cliente y otro mesero servirá las garnituras para completar así el plato.
Para recoger el material se hace como en todo servicio guardando las normas esenciales. 

5.3. Servicio de gueridòn o mesa auxiliar

 Este tipo de servicio también es conocido como Inglés Indirecto. Se caracteriza porque los alimentos vienen desde la cocina en bandejas o fuentes para ser presentados al cliente anfitrión con el objeto de que esté de su aprobación y luego servirlo en la mesa auxiliar. 

Existen tres alternativas:


·     Cuando el alimento es proporcionado y preparado en la cocina, sale en fuentes o bandeja muy bien decorados, el mesero las transporta y las presenta al cliente anfitrión por el lado izquierdo de este, espera su aprobación y luego traslada la bandeja a la mesa auxiliar donde servirá pinzando los alimentos de la bandeja a los platos previstos con anterioridad. Toda esta operación se hace a la vista del cliente.
·   Cuando es una pieza para trinchar, el alimento sale de la cocina entero, servido en bandejas muy bien decoradas y se presentara al cliente anfitrión por el lado izquierdo. Se esperara su aprobación para proceder a servirlo y se trasladara a la mesa auxiliar; se porcionarà a la vista de los clientes y se servirá, en los platos previstos anteriormente para este efecto.
·    Cuando se va a flamear un alimento, se presentara el alimento en su forma natural al cliente en la misma forma que los anteriores y se procede a darles el termino de cocción requerido; se flamea y se sirve en los platos previstos para tal efecto.

Para retirar el material utilizado por los clientes, la operación es como en todos los servicios.

El mesero deberá tener en cuenta que no puede manipular los alimentos ni pincharlos en el caso del trinchado, como también de no realizar movimientos bruscos e inadecuados. 

5.4. Servicio francés

Este tipo de servicio es poco utilizado dentro de los restaurantes puesto que conlleva mucho tiempo en el servicio y conocimiento del cliente para su manejo. Su mayor utilización es en embajadas, clubes privados y familias.

Existen dos modalidades que son:
  • Servicio sobre el plato, en este tipo de servicio el mesero se convierte en asesor para los clientes. Los alimentos vienen de la cocina porcionados y presentados en bandejas, el mesero lo transporta hasta la mesa de los clientes y los presentara cada uno por el lado izquierdo para que estos se sirvan la porción que deseen de la bandeja que sostiene el mesero, al plato  que ha sido montado al cliente con antelación.
  •  Cuando es una pieza para trinchar, el alimento sale de la cocina entero, servicios en bandejas muy bien decoradas y se presentara al cliente anfitrión por l lado b. servicio sobre la mesa: este tipo de servicio, el cliente mismo se sirve los alimentos traídos por el mesero. la bandeja debe permanecer en la mesa hasta que se vaya a realizar el siguiente servicio.



5.5. Otros tipos de servicio.

Son algunos tipos de servicio que han entrado en desuso o que no se consideran como tradicionales ya sea por no tener un conocimiento amplio del servicio por parte del mesero o por imposibilidad de realizarlo cotidianamente

  • Servicio ruso

Solo se utilizaba en grandes banquetes donde se presentaban piezas completas; en la actualidad está en desuso por costos. Este servicio es similar al servicio de gueridon.

  • Servicio con carrito


Generalmente se utiliza en los restaurantes de los hoteles de categoría para especialidades del día, entremeses, ensaladas y postres; consiste en trasladar un carrito especia para alimentos hasta la mesa del cliente y servir, pinzados en platos que también están  el carrito auxiliar, los alimentos solicitados por el cliente.

  • Autoservicio


Existe en los restaurantes de tipo popular donde la afluencia de público es abundante. Los alimentos están servidos y expuestos en una barra especial y el cliente toma lo que le guste y a la final hay una caja donde cancela el total de los alimentos que va a consumir. Este tipo disminuye el costo de servicios.

  • Servicio de buffet


Es un tipo de autoservicio pero más elegante y con los alimentos de más categoría. Se presentan los alimentos de más categoría. Se presentan los alimentos porcionados en bandejas, el cliente toma un plato y solicita a los meseros o cocineros que están en la parte de atrás de la mesa que le sirvan de porción que este desea y luego se ubica en una mesa. El cliente mismo translada sus alimentos de la mesa del buffet.
El mesero solo deberá estar pendiente del servicio de bebidas y de levantar el material utilizado por el cliente en el momento indicado.

  • Servicio mixto o combinado


Este tipo deservicio es muy generalizado puesto que su mezcla o combinación de varios tipos de servicio lo hace muy manejable y versátil.
Por lo general se utiliza donde hay un menú más o menos extenso o en el servicio de banquetes donde se tiene determinado el menú y el tiempo, y se sirve en forma simultanea por lo cual no se presta atención individual. 

B. Servicio de refrigerio (Coffee breack):

Es el servicio más común durante la realización de eventos no sociales; los refrigerios han sido seleccionados previamente y se deben servir a la hora fijada.
Lo más importante en este servicio es la variedad de bebidas calientes y/o frías y la ubicación del servicio; esta ubicación debe ser cerca de los baños y del servicio de teléfonos.
Si el número de asistentes es alto, se debe implementar un sistema de control (tiquetes) para facilitar su distribución.
C. Servicio de canapés o pasabocas.
Es un servicio acostumbrado para cocteles; su distribución debe ser acordada previamente con el anfitrión en cuanto a tiempos y cantidades.

Hay dos formas de servicio:

• Distribuidos por el personal de servicio en bandejas.
• Montando mostradores distribuidos por el salón.

6. Servicio de bebidas:

Existen dos modalidades para servir bebidas:

• Selección previa

Es cuando se han seleccionado previamente con los anfitriones los tipos
de bebidas (whisky, vodka, etc.) , las marcas y las cantidades a servir, así
como el momento y la forma (por tragos, por botellas). Es la modalidad
más utilizada.

• Open bar Es cuando los invitados pueden solicitar cualquier tipo de bebida y en la forma que quieran. Es una modalidad muy poco usada por lo difícil de implementar y lo costosa.
Es importante recordarle al anfitrión, que se debe tener una variedad de bebidas no alcohólicas, para aquellas asistentes que lo deseen. Nosotros debemos tener a mano una variedad de las bebidas no alcohólicas más populares (jugos, gaseosas, mezcladores).
Calcular la cantidad de bebidas requeridas para un evento, siempre ha sido un proceso delicado, sobre todo para calcular los costos en que puede incurrir el anfitrión.

Para esto se debe:

• Estandarizar el número de tragos por botella en eventos; es diferente al rendimiento por botella en el servicio corriente del bar.

Ejemplo:

Una botella de whisky corrientemente da 16 tragos por botella. (45c.c.)
En eventos puede dar 25 tragos (30c.c.)
• Calcular un promedio de tragos por invitado de acuerdo con el tipo de invitados (sexo, hábitos) y con la duración del evento. Un buen promedio son 4 tragos.

7. Terminación del evento

Se debe tratar de que los eventos terminen a la hora acordada, ya que su prolongación puede ocasionar mayores costos sobre todo en personal (horas extras); también es corriente que el salón esté comprometido para otro evento y necesite su reorganización.

8. Despedida

Se debe revisar la cuenta, controlando que corresponda a lo contratado (precio, cantidades), se deben legalizar los extras o sea los consumos que no estaban previstos, y adicionarlos a la cuenta. De acuerdo con las políticas de la empresa se debe cobrar o hacer firmar las cuentas para su cobro posterior.
Es un buen momento, si el tiempo lo permite, para hacer encuestas de satisfacción (formales o informales).
Debemos despedirnos de los organizadores de acuerdo con protocolo de servicio establecido.

9. Remontar salón

Ya sea que haya otro evento o no, el salón o áreas utilizadas deben quedar organizadas.
Si hay otro evento, el coordinador debe supervisar el nuevo montaje; si no, se debe hacer el montaje estándar o de rutina.

10. Elaborar informe Finalmente.

 el coordinador del evento debe elaborar un informe donde se consignarán todos los inconvenientes o cambios sucedidos durante el desarrollo del evento; aunque no haya sucedido nada diferente, se debe elaborar el informe. Este informe será enviado al departamento de eventos para su análisis.

ORDENES DE SERVICIO



Son autorizaciones para la prestación de un servicio. Generalmente se deben hacer por un medio escrito, como las comandas o notas donde en forma clara, precisa y ordenada se transcriben los pedidos hechos por los clientes y de acuerdo con los portafolios de servicios ofrecidos por el establecimiento.La mayoría de estas órdenes tienen original y copias que son enviadas para las áreas de producción, de contabilidad y para quien toma el pedido.

Importancia

Tanto para nuestro cliente como para el establecimiento son importantes las órdenes de servicio ya que es una forma de asegurar que el servicio solicitado por el cliente corresponda a las características de cantidad, forma, y otras, propias del producto o servicio. Para la empresa es una forma de asegurar y
controlar el pago, registro, producción, servicio, etc., del producto solicitado por
el cliente.
No habrá despacho de ningún pedido hasta que no haya la constancia por escrito. Es clave en el manejo de las órdenes de servicio, que las personas que
manejen dichas órdenes y presten el servicio, conozcan muy bien las cartas y
portafolios de servicio con sus características, que estén en contacto con los
centros de producción y sepan tomar nota exacta de los pedidos del cliente, así
como la forma de diligenciar estas órdenes; además es una forma de medir el
movimiento que hay en el establecimiento.

La comanda

es el nombre con que comúnmente se llama en el ámbito gastronómico y hotelero al formato donde se transcriben las órdenes de pedido del cliente.
Esta comanda es un block o talonario compuesto por juegos (original y 2 copias) de formatos numerados en orden serial ascendente con la misma numeración, las cuales se distribuyen según la necesidad.
Si el consumo es de alimentos o bebidas se presentarán las cartas o el menú
cuando así lo soliciten y se dará un tiempo prudencial para luego tomar el pedido , hará el servicio y finalmente se presentará en una bandeja la cuenta al
anfitrión y a él se devolverá cancelada.

La Cuenta

Es el valor total de los alimentos, bebidas y servicios (producto) que una
persona o grupo de personas han consumido en un restaurante, bar o entidad
afín.

Elaboración de la Cuenta

En todo hotel o restaurante hay personal especializado de caja (cajeros) que son
los encargados de elaborar la cuenta respectiva. Sin embargo, es indispensable
una constante y directa comunicación entre el personal de caja y el personal de
servicio para evitar errores que puedan afectar el servicio.

Técnicas Aplicables a la Cuenta

1. La base para la elaboración de la cuenta la conforman las comandas de alimentos, bebidas o varios que han sido diligenciadas por el personal de servicio en cada ambiente y cuyos originales se han remitido a la sección de caja.
2. Una vez los originales de las comandas llegan a la caja, el cajero, teniendo en cuenta los precios ya estipulados, procederá a pasar cada precio a la cuenta que corresponda a cada grupo ,mesa o salón. Lógicamente esta cuenta se totaliza solo en el momento en que el cliente solicita la cuenta para dar margen a que durante el servicio se pueda incluir cualquier otro artículo que el cliente desee.
3. En eventos, la base puede ser el informe de eventos elaborado para cada área según el servicio que le corresponda ofrecer.

Pago de la Cuenta

Este puede ser el último contacto con el cliente, y la última etapa de la secuencia del servicio e incidir en la confianza de sus clientes, la calificación de su desempeño y para el negocio es importante porque se aprecian los ingresos y la posibilidad de futuros consumos.
Es importante conocer los procedimientos en cuanto a este momento, verificar
varias veces la cuenta y confirmar que haya exactitud.
Como se explicó anteriormente, la responsabilidad de la elaboración de la cuenta corresponde al cajero; pero tratándose de la prestación de un buen servicio, esta responsabilidad también es compartida por el mesero ya que él es la persona encargada de hacerla llegar al cliente.
Recomendaciones Generales
Para lograr un buen servicio antes de presentar la cuenta es necesario observar las siguientes recomendaciones como persona encargada o
mesero
• Mantenga una comunicación directa con el cajero informando los casos en los que por algún motivo el cliente haya cambiado los platos o anulado algún pedido.
• Cerciórese de escribir en forma clara las cantidades y nombres en las comandas
• Conserve la copia de la comanda del mesero; no solo le ayudará a ubicar los platos y bebidas en la mesa sino que le servirá para compararla con la cartulina.
• Memorice los precios de la carta.
• En el momento de recibir la cartulina revise cuidadosamente los
siguientes datos:
• Que la cuenta corresponda al evento indicado.
• Que la cantidad de platos y precios estén correctos.
• Que el total sea el correcto (sume rápidamente los precios).
• Notifique al cajero cualquier duda o error que observe.

Presentación de la Cuenta

Este puede ser el último paso del servicio. En ocasiones el cliente esta afanado; el mesero debe entonces agilizar.
Una vez se ha confirmado que la cuenta está correcta se procederá a llevarla al huésped o cliente siguiendo los pasos que a continuación se describen:
1. Coloque la cartulina en una carpeta de cuentas sobre la bandeja cuenta.
2. Transporte la bandeja cuenta en su mano derecha.
3. Ubíquese al lado derecho del cliente y muy suavemente coloque la bandeja sobre la mesa al lado derecho del cliente. Ubique al cliente a quien debe presentar la cuenta. Si al inicio se ha indicado hacer cuentas individuales, o hay indecisión, se puede colocar la cuenta en el centro de la mesa.
4. Conserve una distancia prudente y solo acérquese en caso de que el cliente lo requiera para aclarar alguna duda.
5. Si es la sección de un hotel, lo más probable es que el huésped firme la cuenta; coloque un esfero sobre la bandeja cuenta o esté solícito a prestarlo en el momento oportuno.
6. Si el cliente paga en efectivo, espere hasta que ponga el valor en la bandeja cuenta dentro de la carpeta; en esta forma se evitará que los billetes puedan caerse. En caso de que el restaurante no disponga de carpeta levante la bandeja cuenta despacio y luego coloque un esfero sobre los billetes.
7. Transporte el dinero hasta la caja y espere el cambio y el desprendible correspondiente para el cliente.
8. Coloque de nuevo la bandeja cuenta con el cambio y el desprendible dentro de la carpeta al lado derecho.
9. Espere a que el cliente tome su cambio y retire la bandeja cuenta
agradeciéndole su visita al establecimiento.
10. Cuando el cliente se levante de la mesa retire sus asientos y despídalo cortésmente deseándole un pronto regreso.

Posibles Formas de Pago
Tipos de pago

Manejo

1. Efectivo

Es el dinero físico representado en billetes o monedas. Es tangible o
contable.Normalmente hay un cambio que se debe devolver al cliente.
Conocer los billetes y monedas
nominaciones y origen y autenticidad (características).
• La caja debe manejar cantidades de mínimas denominaciones.
Es típico cliente ideal: prácticamente él mismo es el que vende. Ayuda a solucionar los problemas cuando se presentan.
Cuando hay duda , él busca la respuesta apelando a descubrimientos espontáneos
de él mismo. Utiliza frases sencillas y amistosas, es amable, y siempre está dispuesto a colaborar.
Los cheques que se vayan a recibir
deben ser aprobados y autorizados
por la gerencia y el sistema
nacional.
• Los clientes que paguen con
cheque se deben identificar.-El
cheque debe de estar a nombre del
establecimiento.
• Deben ser legibles y expedidos por
personas no ebrias.
• El cheque debe ser firmado en
presencia de un mesero o cajero.
• Conservar y reportar cheques
devueltos.
• Aceptar cheques expedidos solo
por la cantidad exacta de la deuda.
• Rechazar cheques fechados con
fechas anteriores.
• No aceptar cheques firmados por
dos personas.
• Elaborar lista de cheques
fraudulentos y compararlos.

3.Tarjetas de Crédito

Crédito
Son montos o cupos de dinero que se otorgan para efectuar crédito en forma inmediata en los establecimientos afiliados a la entidad crediticia.
Débito
Tarjetas que tienen una cuenta bancaria y de la cual se va descontando el monto de la compra que realice.
Inteligente
Es aquella que de antemano dispone de un monto de dinero y registra entradas y salidas. No tiene un cupo adicional disponible.

• Que obedezcan todas las reglas
editadas por las compañías
emisoras de las tarjetas.
• Pida autorización del pago teniendo en cuenta el límite del crédito.
• Comprobar fecha de expedición, si
es o no vigente la tarjeta o ya
venció.
• Emplear el boletín de cancelación.
• Utilizar correctamente la impresora
para tarjetas de crédito, revisando y comparando números.
• Pida la firma del cliente.
• Devuelva la tarjeta y cédula al
clienteEscríbale una señal o firma al
pagaré
• Revise el logotipo de expedición.
Ejemplo: visa que tenga
hologramas simulando movimiento.

4.Voucher

Autorizaciones, órdenes, de servicio para
ser utilizados posteriormente.
Normalmente son pagados con
anticipación.
El voucher lleva el nombre de acuerdo con el servicio que esta representando.
Ejemplo: el voucher hotel

5.Créditos

Préstamos temporales otorgados a los clientes y/o huéspedes que internamente se llevan a una cuenta.
Personal: Préstamo
dado a una persona.

Estos créditos normalmente son dados a los huéspedes o clientes habituales, conocidos y a quienes se les tiene plena confianza.

PERSONAL DE SERVICIO


Para garantizar el éxito del servicio en un evento, debemos seleccionar el personal entre aquellos que tengan mayor experiencia y estén más familiarizados con nuestros procedimientos y protocolos.
Normalmente tenemos tres equipos de personal :
1. Equipo de alistamiento y desmontaje
2. Equipo de contacto con el cliente
3. Equipo de servicio

EQUIPO DE ALISTAMIENTO Y DESMONTAJE 

Tiene a su cargo las labores previas y posteriores al evento como:
• Aseo y alistamiento de áreas
• Transporte y ubicación de muebles y equipos
• Montaje de salones
• Montaje de mesas
• Decoración
• Desmontaje de salones
• Almacenamiento de muebles y equipos
• Aseo final de las áreas
Está conformado por auxiliares de mesa y supervisado por un capitán de servicio.
Equipo de contacto con el cliente

Son los que están en contacto directo con los organizadores del evento para garantizar una respuesta adecuada a todos los requerimientos de estos. Su labor está basada en los términos del contrato y los protocolos establecidos para
cada tipo de evento, pero deben tener la capacidad y autonomía para solucionar contingencias o hacer cambios en caso de ser necesario.
Los protocolos de eventos son fijados por cada empresa y deben ser discutidos con los clientes para su aprobación; en caso de cambios, se deben informar por escrito al personal de este equipo.
El equipo de contacto con el cliente está conformado por el supervisor de eventos, el maitre de servicio, los capitanes y las anfitrionas (hostess).
Equipo de servicio

Son los que tienen a su cargo el servicio de los alimentos y bebidas del evento (meseros), deben conocer las normas generales del servicio para cada evento y en todo momento deben actuar de acuerdo con las indicaciones dadas por el grupo de contacto con el cliente.

CUALIDADES DEL PERSONAL DE SERVICIO 

La atención dentro de un comedor se considera muy importante; deberá existir un grupo de personas calificadas en este oficio. A estas personas que laboran en una forma organizada y con una configuración jerárquica de funciones y responsabilidades determinadas, se les llama brigada de comedor.
Para el correcto desarrollo de una labor en el comedor, hay ciertas características que en determinado momento son limitantes para ciertas personas que no reúnen estas cualidades.

CUALIDADES FÍSICAS 

Es la parte corporal de la persona. No debe presentar defectos físicos tales como ceguera, falta de un miembro o parte de éstos, tener cicatrices notorias o faltarle dientes. También la estatura es parte importante pues no debe ser muy pequeño tendiendo al enanismo o demasiado alto tendiendo al gigantismo; la estatura debe ser normal dentro de los patrones promedios mundiales.
Otra parte importante es la presentación personal y aseo: el cabello deberá ser de corte normal, nunca cabello largo ni afeitado totalmente; en algunos casos podrá tener bigote como excepción. Las uñas cortas y limpias; en cuanto al aseo, deberá ser impecable: baño diario corporal, aseo bucal óptimo para evitar mal aliento, uso de desodorante; loción y perfumes debe ser moderados para evitar aromas pronunciados que molesten a los clientes.
El vestuario deberá ser el indicado por la empresa, en estado de aseo y buenas condiciones, además de ser apropiado para cada persona.
El uso de objetos de adornos como esclavas, anillos, collares y en general las joyas, se deben excluir.
Los sentidos deben estar en cuanto a funcionalidad en un nivel óptimo, vista, oído, olfato y gusto es lo principal.
En lo referente a enfermedades contagiosas, se debe tener en cuenta el aislar a la persona para evitar contagios dentro de los compañeros de labor y clientela.
Cualidades Actitudinales:
Deseo constante de superación, amor al trabajo, disciplina, calma y modestia y para los que tienen mando de responsabilidad, sentido de autoridad y sobriedad.
La cortesía y amabilidad son las normas primordiales, especialmente durante el servicio a los clientes o además de la discreción para evitar situaciones o molestias con clientes o compañeros.

CUALIDADES INTELECTUALES 

Es el conjunto de conocimientos necesarios para poder desempeñarse en el oficio; los conocimientos y cultura se van haciendo mayores a medida que se sube de categoría en el trabajo.
Una parte importante dentro de este círculo de cualidades es la noción del idioma extranjero más utilizado, para poder atender en parte a los clientes extranjeros y satisfacer sus necesidades esenciales.
La memoria juega un papel importante, pues deberán recordarse los nombres de preparaciones y su composición, tanto de alimentos como de bebidas, para evitar confusiones y malos entendidos, lo mismo que los números de las mesas que se atienden y el nombre o apellido de algunos clientes habituales.

CUALIDADES TÉCNICAS 

Se refiere al conocimiento específico del arte u oficio que está desempañando; al igual que las cualidades intelectuales, éstas van aumentando a medida que asciende en la categoría del trabajo.
La persona que trabaje en el servicio de comedor se debe distinguir por su habilidad, conocimiento y elegancia en el desempeño de su actividad. Además por la ética y el profesionalismo ante sí y ante las demás personas.

Ingredientes de una buena apariencia

1. Limpieza y pulcritud. No sólo lucirá usted limpio y pulcro, sino que será limpio y pulcro si pone en práctica regularmente estos hábitos de higiene personal y aseo.

2. Código del vestir.

·         Baño a diario y empleo de un desodorante efectivo
·         Limpieza de dientes luego de cada comida y empleo de un purificador de aliento. En ningún caso chicle
·         Lavado y peinado frecuentes del cabello
·         Ropa y uniformes limpios
·         Recuerde lavarse las manos luego de usar el baño, manejar dinero u objetos sucios; fumar, estornudar, toser, tocarse la cara o el cabello. O tocar otra cosa que pueda contaminar la  comida.
·         Use cosméticos con parquedad; evite esmaltes de color para uñas
·         Evite perfumes fuertes.
·         Use el uniforme requerido
·         Asegúrese de que este limpio y sin arrugas
·         Use solo accesorios permitidos por su empleador
·         Los  zapatos deben permanecer limpios y en buenas condiciones 



3. Equilibrio y postura.

Párese derecho. Muestre que tienen confianza en sí mismo, que sabe de
dónde viene y hacia dónde va. La apariencia y la conducta van de la mano.
Si usted sabe que luce bien, se sentirá mejor y actuará en concordancia.
Pautas de buena conducta
Ya que cada establecimiento posee generalmente su propio conjunto de pautas
o reglas de buena conducta, aquí se incluyen sólo algunas de las más frecuentes:

SONRÍA
La importancia de una sonrisa es incalculable. Proporciona tranquilidad  al cliente y refleja una actitud grata

SEA SIEMPRE CORTES
La cortesía es una parte vital de su servicio al cliente.
Un servicio desempeñado cortés mente es más satisfactorio para el cliente y por consiguiente influye en su generosidad.

TRABAJE EN EQUIPO
Como miembro de un equipo, se espera que usted ayude a sus compañeros y que ellos le ayuden. Tanto el trabajo de equipo como la cortesía, harán más fácil y eficiente su trabajo y los huéspedes lo apreciaran.
SEA DIGNO DE CONFIANZA
Su supervisor confía en que usted llegara al trabajo según el horario establecido. Si esta retrasado o no puede acudir  al trabajo, ello crea problemas a los otros servidores, a su supervisor y a los clientes. Es conveniente poner en práctica procedimientos de notificación adecuados en caso de enfermedad o emergencia


SEA HONESTO
Recuerde que su empleador tiene una gran inversión en usted. Sacar ventaja desleal de la propiedad o de las provisiones produce perdidas que deben salir de los fondos de operación. Por su bien y el de su empleador, deben velar por la inversión en usted valga la pena.

SEA AMIGABLE PARA CON SUS CLIENTES
No obstante, sea consciente de que ellos pueden o no desear hablar o escuchar.
Aprenda a interpretar sus señales. Así mismo, en cualquier momento en el que pueda afectar su eficiencia, indicara a los huéspedes una falta de interés por su comodidad.


MEDIR LA SATISFACCIÓN


Medir la calidad del servicio, la satisfacción de los clientes con respecto al servicio recibido, al producto, o a nuestra empresa, no es una labor fácil, y muy frecuentemente nos lleva a equivocarnos sobre nuestra realidad.

Por eso, en el área de eventos, que es una de las más exigidas en cuanto a estándares de calidad por parte de los usuarios, se deben implementar procesos que nos permitan conocer las necesidades y gustos de nuestra clientela para ofrecerle así el producto y servicio que nos acerque a sus expectativas.
Para acercarnos a este objetivo debemos generar un programa de seguimiento que se puede concretar en los siguientes pasos:
1. Actualización El grupo de eventos debe estar permanentemente actualizado sobre tendencias, equipos, productos, modas y gustos que se están imponiendo en el mercado.
Para ello debemos generar estrategias tales como:
. • Asistir continuamente a ferias, exposiciones, exhibiciones de proveedores, etc.
. • Leer información técnica actualizada (periódicos, revistas, artículos).
. • Motivar al personal a investigar y analizar buscando innovar y mejorar nuestros productos y servicios.
2. Conocer la competencia Debemos hacer un monitoreo permanente sobre nuestra competencia; conocer sus productos, servicios, estrategias de mercadeo, precios, instalaciones, facilidades y demás aspectos.
Es importante conocer y analizar tanto sus fortalezas como sus debilidades, sus aciertos más conocidos así como sus fracasos.
Es necesario recoger todos los comentarios que hagan nuestros clientes sobre nuestros competidores, registrarlos y analizarlos.
El conocimiento de nuestra competencia nos permite medir nuestra real situación y nos ayuda a mejorar nuestra capacidad de respuesta a nuestros clientes.
3. Opinión de los clientes Implementar un sistema para conocer la opinión de nuestros clientes acerca de nuestros servicios y productos.
Estas mediciones deben ser permanentes con el fin de poder responder de inmediato a las debilidades detectadas.
La elaboración de encuestas es la metodología más utilizada y puede encontrarse en 2 formas.
• Informal
La que se obtiene por medio de una conversación personal o telefónica; se debe tomar nota de las opiniones y se deben registrar metódicamente.
• Formal
Es la que se hace solicitándole al cliente el diligenciamiento de un cuestionario elaborado previamente.
La elaboración de un buen cuestionario, implica una selección previa de los aspectos que se quieren medir (libreta de calificaciones).
El cuestionario no puede ser demasiado extenso ni difícil de llenar; es preferible elaborar diferentes cuestionarios y aplicarlos periódicamente.
También es importante el manejo de los encabezados, ya que hay cuestionarios que, casi obligan al usuario a identificar las fallas en el servicio o producto, creando una idea negativa de nuestro negocio en el
Las encuestas deben ser analizadas, comparadas con periodos y deben dar origen a planes de mejoramiento.
4. Personal de servicio Crear canales de comunicación internos que nos permitan conocer las opiniones del personal que presta los servicios de eventos.
Es vital conocer sus percepciones acerca del servicio, de los productos, de lo que pudieron percibir de los clientes; errores detectados, posibles soluciones y sugerencias para mejorar nuestros servicios.
5. Quejas y reclamos Implementar un programa de atención de quejas y sugerencias. Se debe tener un sistema de registro, medición y seguimiento a las quejas y sugerencias recibidas.
Es importante que si un cliente se toma la molestia de presentar una sugerencia o una queja, le demos una respuesta que conlleve el mensaje de que estamos estudiando la sugerencia o solucionando la causa de su queja para garantizar un mejor próximo servicio.
Todas las quejas deben ser analizadas con el fin de encontrar su causa y así facilitar la implementación de correctivos.
Vamos a enumerar ejemplos de posibles causas:
1. Fallas en la información:
• La información dada al cliente no es correcta o exacta (falsas expectativas, falta de claridad, etc.)
• La información interna no fue la adecuada, fue insuficiente o no existió.
2. Errores en el servicio
• Causados por malos procedimientos, protocolos desactualizados o reglamentos poco flexibles.
• Causados por errores humanos debido a mal entrenamiento, desconocimiento de proces
os o situaciones totalmente accidentales.
3. Fallas en el producto:
• Falta de supervisión o control de calidad
• Selección inadecuada
• Porciones inapropiadas
• Mala manipulación
Y así se pueden ir detectando las causas de las quejas de los clientes; al elaborar una estadística de quejas y sus causas se nos facilita tomar decisiones para solucionar estos inconvenientes; como cambiar un procedimiento, modificar un reglamento, renovar productos o implementar planes de capacitación focalizados. Modelo de Encuesta Servicios Para nosotros sería de gran utilidad su colaboración, evaluando los siguientes aspectos

ETIQUETA Y PROTOCOLO



En este texto encontrara algunos conceptos de etiqueta y protocolo.
Etiqueta
Expresión formal de los buenos modales para poder vivir en comunidad. Las reglas de etiqueta indican a las personas de una comunidad cómo deben portarse en situaciones específicas .
Del vocablo Francés “Etiquette” con la que nobles franceses del siglo XVIII se referían al letrero “no pise la grama” y que los jardineros del palacio de Versalles colocaban junto a las obras magnificas que emprendió Luis XV, quien además se destacó por ser estricto en cuanto a rutinas y modales establecidos mediante normas de comportamiento.
Protocolo
Conjunto de reglas de cortesía y etiqueta que se observan entre las personas y en los diferentes campos de la vida social. El protocolo Incluye buenos modales y normas de urbanidad en ceremonias de diplomáticos o ritos establecidos por costumbre, uso, experiencia o decreto.
Historia de la Etiqueta
El origen de la etiqueta y el protocolo no tiene una fecha precisa; es probable que el hombre primitivo aprendiera y tuviera unas normas y rutinas mínimas para convivir; se cree que uno de los primeros actos de etiqueta fue el estrechar las manos como gesto de paz y amistad entre grupos étnicos aislados, demostrando así un sentido de consideración y respeto humano. Esto sucedió cuando el hombre se extendió por territorios, y después de largas y extenuantes jornadas los viajeros de regiones lejanas eran invitados para hospedarse y tomar la alimentación junto con otras personas con quienes compartían hechos, idiomas, políticas, cuentos y en general mucha conversación. Estos hechos que se iniciaron como accidentales y únicamente para cubrir necesidades básicas, se fueron especializando y gustando más, por lo que se hizo necesaria una mayor preparación por parte del anfitrión (dueño de casa). Surgieron normas, reglas y pautas, se fueron involucrando elementos de mayor lujo y comodidad como los cubiertos.
Desde entonces la etiqueta ha ido evolucionando y adaptándose simultáneamente con el ritmo de la vida y con las características sociales, culturales y científicas de cada época.
Importancia.
La etiqueta no es una imposición arbitraria y artificial de antaño; al contrario, cuando se practican y aplican normas de etiqueta y protocolo en la vida cotidiana deben llevarse a cabo con naturalidad, agrado y como un estado de bienestar personal y social que se disfrute. Por eso es importante conocer las pautas básicas para cada situación y mantenerse actualizado con las mismas teniendo en cuenta que estas varían de acuerdo a costumbres, ritos y religiones, impuestas e interpretadas por la misma sociedad.
Veamos algunas normas de épocas antiguas y de otras culturas , la forma como a través de los años han ido evolucionado e influido en nosotros y las que hoy practicamos.
• El tenedor en el siglo XI era visto por los religiosos como un objeto diabólico y quienes lo usaban eran castigados. Se usaban hasta 6 cucharas y al igual que los tenedores eran vistas como artículos de lujo. Solo hasta el siglo XVII el uso de los cubiertos tuvo carácter de uso normal.
• En Europa los personajes más destacados ocupaban el sitio de honor de la mesa y los demás por orden de categoría. Las damas se sentaban aparte, en el centro la más importante. Más adelante se sentaban damas y caballeros por parejas y compartiendo la misma copa y plato.
• Para algunas culturas europeas el saludo era un beso en la mejilla o en la mano; los esquimales se abofeteaban o frotaban la nariz; otros levantaban el sombrero.
• En Japón es corriente quitarse los zapatos a la entrada de las viviendas o mezquitas.
• El uso del pañuelo en público era de pésimo gusto pero más adelante se convirtió en un artículo de lujo y hasta de conquista especialmente para las damas, quienes los usaban bordados y perfumados.
• El vestuario de las mujeres consistía en vestidos largos y pomposos con peinados complicados. En el siglo XX se descomplicaron y hasta usaron trajes de baño, cosa que antes era mal vista.
Invitaciones
Normas generales
Las invitaciones pueden ser escritas o impresas y deben llevar en la parte inferior la abreviatura de la frase francesa Respondez s‟il vous plait, R.S..V.P. o las iniciales de la frase se ruega contestar (S.R.C.); se estas iniciales no están acompañadas de número telefónico, la respuesta se hará en papel de esquela manuscrito; si aparece el número telefónico se usará este medio. El plazo máximo para aceptar o declinar una invitación es de cuarenta y ocho horas.
Merece especial atención la comprobación del estado civil del invitado, para incluir a su esposa si fuere el caso; el error o la omisión podrá dar lugar a rechazo y siempre demuestra grave falta de educación.
Las invitaciones sin un adecuado espacio en blanco para escribir el nombre del invitado denotan falta de cortesía y, además, permiten que personas distintas al invitado puedan usar la invitación.
Cuando la reunión se realiza en un sitio que carece de nomenclatura urbana, se acompañará la invitación de un croquis para facilitar la rápida ubicación del lugar.
Por razones de seguridad y control se añadirá al final de la invitación la frase “ Se ruega presentar esta tarjeta a la entrada. Cuando en una invitación no se indica el traje que debe usarse se entiende por apropiado el traje de calle oscuro, como es obvio. Cuando sea pertinente que los invitados usen condecoraciones, es conveniente recordarlo en la tarjeta de invitación.
Cuando una invitación hecha en persona o por teléfono haya sido aceptada, es conveniente confirmar por escrito en una invitación corriente donde se tacharán las letras S.R.C. y se añade en la parte superior las palabras “Para recordar” o las letras P.M., pour Memoire. Es obvio que estas tarjetas no tienen respuesta y se utilizan en especial para el invitado de honor.
Invitaciones Formales
R.S.V.P. “Se ruega una respuesta”
• Hacer las invitaciones con debida anticipación y según el evento. Si es una ocasión intima con un día basta. Con una comida informal, de 4 a 8 días antes. Para una comida muy numerosa y formal, con 15 días.
• Se debe contestar de forma cordial y agradeciendo la invitación. Si no se puede asistir, también debe contestar y explicar el motivo por el cual que no se puede asistir.
• Si la invitación es en honor nuestro se deben enviar flores a la dueña de casa. Es costumbre que los amigos lleven dulces o un buen vino. Por razones de protocolo, la hora de llegada debe ceñirse con exactitud a la indicada en la tarjeta.
Tarjetas de brazo
Tienen por objeto facilitar al invitado su ubicación en la mesa. Tendrán un doblez en el centro, en el exterior se escribirá el nombre del invitado y en la parte interna se apreciará un esquema de la forma de la mesa donde está señalada la ubicación del invitado. Una flecha indicará la puerta de entrada al comedor.
Ubicación
Para los banquetes, almuerzos y comidas se elaborará un plano de mesa colocado en lugar visible del vestíbulo, lobby o salón anexo al comedor para facilitar su consulta.
Tarjetas de mesa Se escribirán a mano en la siguiente forma: Señor don, Señora doña o Señorita doña Nombres y apellidos Cargo del funcionario, si es una recepción oficial Se usa el mismo tipo de papel e impresión de las invitaciones, en tinta negra; no obstante, se pueden elaborar a mano y en cualquier caso se colocarán sobre el plato base o sobre los cubiertos del postre.
DEBERES DEL ANFITRION DEBERES DEL INVITADO Debe comprender y aplicar el protocolo y las reglas de etiqueta. Debe conocer el tipo de recepción que desea ofrecer, con todos sus pormenores. Debe elaborar una lista de invitados, y si el evento no es en casa, debe enviar una copia al encargado del establecimiento donde se realizará el evento. Dentro de las normas generales de los anfitriones están: ofrecer buena comida, buena conversación y buena compañía. Al seleccionar a los invitados tenga en cuenta lo siguiente:
- Haga eventos para educar a nadie, porque no es profesor de etiqueta ni se es publicista de nadie.
- Para todos los invitados ofrezca la misma atención.
- Procure que los invitados se conozcan unos con otros.
- Coordine y planifique el menú con el encargado de eventos, así mismo escoja los licores y vinos que vaya a ofrecer. Tenga en cuenta que el personal contratado tenga suficiente experiencia y profesionalismo. y que como es obvio, les dará toda la información requerida para lograr el éxito del evento. Curse las invitaciones con la debida anticipación. Reúnase con el encargado del servicio y discuta el plan de acción, las medidas de seguridad pertinentes y el protocolo de acciones especificas. Todo invitado tiene la obligación de ser amable y alternar con los demás invitados. En la mesa alternar con sus vecinos y sobre todo con quien está a la derecha. Un invitado no debe insistir en ayudar. No criticar el evento. No debe llevar a la mesa cigarrillo, ni utilizar platos como cenicero. No excederse en alimentos y bebidas. Un invitado no debe señalar los errores del servicio. Si hay alguien que no le agrade, abstenerse de manifestar sus sentimientos personales. Nadie desea cometer errores con los cubiertos; si los hay, no exagerar lamentos y restarle importancia. No abusar llevando personas que no están invitadas. Si se acepta una invitación, no romper el compromiso, no incumplir. El invitado soltero no tiene que devolver invitación; envía flores como señal de agradecimiento, si son casados deben devolver la invitación. Aceptar o rechazar la invitación generalmente después de 24 horas de recibida.
Preocúpese por la seguridad de sus invitados, ordene y coordine los aspectos pertinentes y las facilidades de parqueo. Conozca el teléfono y dirección de un médico, y planifique sus servicios en caso de ser necesario. Tenga todo listo a la llegada de los invitados Vístase con gusto y sencillez sin ser ostentoso. Un anfitrión debe anticiparse a los deseos y necesidades de sus invitados. Los invitados deben ser recibidos por los anfitriones. Los anfitriones no deben llegar jamás llegar después de ellos. La principal obligación de un anfitrión es hacer que los invitados se sientan bien. Los anfitriones serán quienes hagan las presentaciones e inicien una conversación de interés para todos. Como anfitrión alterne con todos los invitados; no está para manejar servicios, sino para manejar armonía en su reunión. Debe evitar la formación de ambientes de protocolo ficticio. No hacer comentarios acerca de sus esfuerzos y de los costos que ha tenido para organizar el evento No regañe al personal de servicio delante de los invitados. Disimule las imprudencias que puedan surgir por parte de los invitados. No exagere con disculpas. No pregunte “¿que tal la pasó?”,
no pregunte o encueste sobre la calidad del servicio. Cuando un invitado desea irse no insista en que se quede. Proporcione alojamiento o los medios para conseguirlo si el invitado especial o los invitados provienen de otras ciudades o países sin olvidar ayudarlo en lo relacionado con tiquetes, comunicaciones, y otros aspectos que necesiten de su colaboración.
Los no de la mesa Cuando el invitado pase a la mesa, debe esperar que la anfitriona le indique el lugar que debe ocupar, no sentarse donde quiera. No se siente hasta que el anfitrión o dueña de casa lo haga o indique. No coloque los codos sobre la mesa, puede colocar el antebrazo elegantemente sobre el filo de la misma. Cuando utilice los cubiertos no eleve los codos hacia los lados: mejor manténgalos unidos y próximos al cuerpo sin pegarlos. No hable con la boca llena; si necesita hablar haga un gesto a su interlocutor y espere terminar de masticar y pasar. No lleve la boca a los alimentos, ni acerque la cabeza al plato; con el cubierto se lleva el alimento hacia la boca. Se puede adelantar un poco el cuerpo sin flexionarlo o agacharse. No coloque la servilleta sujeta al cuello; lo normal es desdoblarla y colocarla sobre el regazo. Únicamente se pueden utilizar sobre el cuello cuando se come cangrejo u otros crustáceos que puedan salpicar. No tome un trago de agua, vino o cualquier bebida con un bocado en la boca. No utilice demasiado la servilleta; esta es únicamente para secarse los labios y en último caso los dedos. Manténgala sobre las piernas. No limpie con la servilleta los cubiertos o copas; si están sucios pida que se los cambien. No empuñe los cubiertos, estos se cogen con naturalidad. No gesticule, juegue o accione con los cubiertos en la mano. No haga ruido con los cubiertos sobre el plato, al masticar, beber del vaso o tomar sopa.
No mire el contenido de las fuentes cuando llegan a la mesa. No desacomode las fuentes buscando lo mejor o sirva grandes cantidades de comida hasta colmar el plato; mejor sirva poco y repita con el mismo criterio. No llene los cubiertos con grandes porciones de comida, así evitará que se derrame o salpique a alguien. No coma con la punta del cuchillo, no es un sustituto del tenedor, cuchara o cucharita. No coma ni mastique con la boca abierta. No trate de enfriar la sopa o cualquier otro alimento. No parta con el cuchillo los alimentos blandos (verduras, huevos, legumbres, macarrones); estos se parten con el tenedor. No demuestre el agradecimiento a una comida con la voracidad. No toque el plato con las manos, solo el de sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa. No coma el pan a mordiscos. Se debe partir en pequeños pedazos. Las galletas y tostadas se pueden morder en pequeños bocados. No utilice los tenedores con los dientes hacia arriba. No coja el pan con el tenedor. No trate de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas. No frote la servilleta sobre los labios, empléela para secar levemente por presión sobre los labios. No levante el dedo índice o meñique al manejar los cubiertos o al llevarse una copa o vaso a la boca. No ponga las manos encima del plato para evitar que le repitan alguna porción, es suficiente con un ligero gesto o decir que está satisfecho. No rechace alguna comida porque no le gusta; sirva lo menos posible y aparente disfrutar del plato.
Normas de servicio En las comidas formales nunca se ofrecerán como primer plato o entrada, frutas. Los alimentos, según el tipo de servicio, se sirven por la izquierda o derecha. Bebidas siempre por la derecha. Las bebidas normalmente se traen servidas a la mesa con excepción del vino, el cual se sirve en la mesa. Otra excepción son las bebidas calientes. Y jamás en una cena formal o semiformal se traen bebidas calientes a la mesa. Los vasos, cristales, copas, no se deben llenar más de ¾ partes. En el caso de los vinos es conveniente no llenarlas más de 2/3 partes.
Las bandejas de servicio se deben ofrecer al cliente a una altura cómoda para que él la pueda observar o servirse. Las bandejas y los platos las llevará el mesero sobre una servilleta , sobre la palma de la mano y hasta donde le sea posible evitará coger los platos por los bordes; normalmente se utiliza el guante blanco. Debe tener mínimo dos pares de guantes. En caso de accidente el mesero debe entregar la servilleta de servicio para que el cliente se limpie. En cada bandeja debe ir un juego de cubiertos o pinzas de servicio y se deben cambiar cada vez que se va a la cocina por más alimentos. En comidas formales o semiformales el mesero debe llevar una bandeja en cada mano pero en el momento del servicio solo ofrece una. En almuerzos y comidas formales se deben levantar los platos cuando hayan terminado todos. Si el evento es demasiado grande se puede ir levantando la loza a medida que van terminando. El maitre divide todo el comedor por zonas, mesas, clientes. La mesa principal debe ser atendida por 2 meseros. Antes de servir postres normalmente se limpia la mesa de accesorios innecesarios (saleros, pimenteros). Si es necesario se limpian migajas. Nunca se deben tomar alimentos o elementos de la mano del mesero, ni tampoco entregarle elementos en la mano al mesero. El personal de servicio debe tratar a los invitados de Sr. Sra., presidente, excelencia. Para servir el vino, si el evento no es muy grande, este se da a probar al anfitrión, quien a su vez puede darle esa oportunidad a otro invitado. Si la comida es muy grande no se deben probar vinos, sino que el maitre los pruebe en el bar. Los invitados deben llegar a un evento a la hora indicada. Se puede dar el margen de 15 minutos; si es a cenar se debe servir media hora después, si es para almuerzo o desayuno se debe servir veinte minutos después.
Cuando no se puede llegar a la hora prevista, se considera más elegante no ir que interrumpir. Cuando se es vegetariano se debe avisar con anticipación el tipo de alimento o menú que se puede consumir. En almuerzos de trabajo no se debe preguntar qué se ofrece; la persona se debe acomodar a lo que hay. El servicio de una mesa debe hacerse simultáneamente al invitado y al anfitrión. 2 meseros sirven al tiempo. Si el evento no es muy grande (15 – 20) se puede servir primero a las damas y enseguida a los caballeros. En caso de comidas pequeñas , se puede considerar el servir de último al anfitrión, y a los niños primero. En fiestas infantiles no deben repartir licor. Es costumbre que sea la dueña de casa o anfitrión quien inicie la salida del comedor indicando que terminó el almuerzo. Para una invitación de cena es normal que las personas permanezcan una hora más de que termine el evento. Para almuerzos treinta minutos.
Normas generales de comportamiento en público Al subir la escalera ir al lado del invitado, ceder la derecha y permanecer un escalón atrás. Al bajar, ceder la derecha e ir un paso adelante. Al ingresar al establecimiento el anfitrión orienta, y para el caso de restaurantes la hostess irá adelante.* En el ascensor sin maquinista el anfitrión va adelante y maniobra el sistema; si aparece el maquinista el anfitrión se ubicara atrás. La mujer sube y baja la escalera llevando la pisada y las piernas de lado. En el vehículo quien tiene la precedencia asciende primero, al descender lo hace de último; si el vehículo tiene conductor usted debe ubicarse en forma diagonal a este. En el autobús, en salas de espera, en el banco y en otros sitios públicos, debemos ceder la silla a personas que lo necesiten independientemente del sexo, edad, raza o condición.
En el supermercado debemos respetar la circulación de las demás. En términos generales, para espacios públicos la distancia mínima es un metro. En las zonas públicas conserve su derecha, utilice la cebra, respete como peatón las zonas vehiculares y como conductor las zonas peatonales, utilice los puentes y no haga mal uso de los espacios públicos, parques, zonas verdes, señales, monumentos y estacionamientos. Si encuentra una persona conocida en la acera no obstaculice el paso de otras al saludar; sea discreto y considerado Debemos tener en cuenta las normas de higiene personal, pues los recintos cerrados de empresas e instituciones exigen limpieza para generar un ambiente agradable. Ceda el paso cada vez que sea necesario. Ello indica que usted es consciente de que comparte un espacio común. Convierta el acto de sonreír en un hecho cotidiano. Una sonrisa sincera es el mejor recurso para destruir cualquier barrera. Recuerde que una frase adecuada es el mejor aliciente. No abuse de las expresiones gracias, por favor, y perdón, pero empléelas cada vez que sea necesario. Los comentarios subidos de tono o las carcajadas y actos extravagantes nunca resultan de buen gusto. No tema ser afectivo o efusivo, pero recuerde que, en todo caso, la moderación es la guía más acertada.
Saludo
En esquemas sociales o empresariales el saludo más práctico es el general, verbal y sin contacto . Si hay acercamiento al cliente salude amablemente, pero espere a que este tome la iniciativa para estrechar la mano. Saluda quien llega, quien sale se despide. Decir: “Buenos días, tardes o noches”, resulta equilibrado y elegante.
Para saludos en restaurante debe tener en cuenta algunas normas : Cuando las personas están comiendo, saludan de lejos levantando la mano; luego llegará el momento de hacerlo formalmente( si usted es el cliente).
Cuando la persona está en una situación incómoda, no aproximarse a la mesa. Si forma parte del personal de servicio, saludar pero no dar la mano.
Si una pareja se encuentra sentada y aparece un tercero, el hombre debe levantarse, la mujer lo hace únicamente teniendo en cuenta los rangos, edades y sexo.
Saludos de pésame
Cuando hay compromiso se puede utilizar la frase “lo siento”. Si realmente le nace, en ocasiones estrechar al doliente resulta ideal. En una situación de terceros o personas ajenas, el saludo debe ser respetuoso. No es el momento ideal para hacer presentaciones, tampoco es conveniente que los niños estén en funerales o que estos se realicen en casa pues el recuerdo seria una constante en su mente.
Saludos a los niños
A un bebé jamás se le saluda de beso, en los niños grandes se acepta con mesura si hacen parte de la familia. El niño puede dar el beso al adulto si hay algún grado de familiaridad, nunca la mano.
El beso, un saludo ideal para esquemas familiares o grupos juveniles descomplicados, en el campo social y laboral es de cuidado pues allí también aplican las precedencias, edad y sexo. El saludo de beso equivale a unir mejilla con mejilla y no labios con mejilla.
Las presentaciones
Se hacen a la persona de mayor rango; en presentaciones formales debemos hacer uso del nombre completo. Cuando son de rango similar la presentación es simultánea; sin embargo es importante escuchar el nombre, pues en la primera conversación se debe utilizar por lo menos dos veces. Cuando la presentación es de una persona a un grupo de desconocidos lo ideal es buscar afinidad y presentarlos uno a uno buscando temas de interés. Al participar de una presentación sea amable, mire a la cara y sonría sin timidez. No utilice saludos como “qué tal, qué ha habido, qué hay.” Si no conoce a la persona que le presentan, no utilice expresiones de admiración.
Uso del tú y usted
Hablar de „‟tú”: Se utiliza en el espacio familiar con allegados y seres queridos, en instituciones juveniles informales, pero nunca con desconocidos. Es aceptado con tacto en espacios sociales.
Hablar de „‟usted‟‟: Se utiliza en el espacio público. Cuando se genera confianza se puede utilizar el tú. Empresarialmente debemos utilizar el usted.
Origen del usted: Viene de la expresión “ Vuestra Merced”. Saludos de algunas personalidades:
En la empresa no debemos utilizar diminutivos con los compañeros de trabajo. Ejemplos: Jefecito, gordito, negrita.
En reuniones donde soy el eje central , saludo a cada uno de los invitados; si aparezco como un invitado más puedo presentar a quienes sean de confianza. Luego, en el desarrollo de la reunión, busco grupos afines para generar contactos con cautela y precisión.
Uso del doctor(a)
Este término se utiliza para denominar personas con títulos como doctorados, Ph o título de médico. Es preciso llamar a las demás personas por el título profesional. Ejemplo: arquitecto, ingeniero, contador. Si no tiene título debe decir señor, señora o señorita.
Don y doña son complementos cuyo significado es “De Origen Noble”. Se utiliza en tarjetas de invitación.
Normas para tener en cuenta en el restaurante: Aborde la silla por el lado derecho. Desde la entrada sea cortés como anfitrión y atento como invitado.
Si asiste en pareja, el hombre ayuda en la acomodación a la mujer desde el ingreso hasta la silla. Una vez se sirve el agua, se toma la servilleta, se desdobla y se coloca al dorso de las piernas, las servilletas para el día son pequeñas y para la noche son grandes. El pan se consume trozo por trozo e impregnando con mantequilla o aceite cada bocado. Cuando se consume spaguetti, mariscos o carne en planchas calientes, la servilleta se ubica en el dorso de las piernas . Para el cuello ofrece el personal de servicio un babero. ¿Cómo usar la servilleta?. Secamos los labios para que las copas no queden impregnadas de grasa. Las copas se toman por el tallo, los vasos por la parte inferior del cuerpo y la copa de coñac se toma por el cuerpo para caldear la bebida. El tiempo entre uno y otro servicio es de tres a cinco minutos. Los platos se sirven y se retiran simultáneamente. En grandes eventos, cada mesa servida va consumiendo. Al retirar, el personal de servicio lo hace cuando la totalidad de los comensales de la sección ha terminado. No se cruzan las piernas mientras se está comiendo La posición para cortar es frontal, nunca de costado.
Se cogen los cubiertos con los brazos cerrados Se corta de 6 a 12, nunca de 3 a 9, teniendo en cuenta las manecillas del reloj. Cuando separamos el pescado se hace el movimiento a los lados. Buscar el punto medio entre la cabeza y el plato base. Cuando se hace un corte el cuchillo debe ir en el plato. Buscar entre 12 y 3. Cuando necesito que descanse, el tenedor se deja entre 12 y 9. Jamás haciendo contacto con el mantel.
Descansar cubiertos:
Cuchillo de 3 a 9 Tenedor de 9 a 3
Los cubiertos no se dejan cruzados. Dejarlos así significa que se quiere más o que no le gustó. Cuando se consumen alimentos no debemos hacer comparaciones o comentarios de otras preparaciones.
Para comer hamburguesa con cubiertos:
Se hace un corte de 12 a 6, es decir por la mitad. Giramos la hamburguesa y hacemos un nuevo corte de 6 a 12. Así tenemos 4 cuartos, Posteriormente se dejan los cubiertos a lado y lado para luego tomar cada porción con la mano.
Para comer un sándwich también es valida la norma.
Para consumir pastas:
Se toman tres o cuatro espaguetis y se gira el tenedor, hasta lograr la cantidad suficiente para un bocado.
Palitos chinos :Funciona como una pinza, si los palitos está pegados; si están abiertos tómelos como un lápiz.
Pescado :El tenedor tiene un orificio en la parte de arriba, que se utiliza para pasar las espinas.
En los restaurantes a manteles el pescado se sirve sin espinas. Cuando sentimos una espina en el paladar la podemos tomar con la punta del tenedor o con los dedos índice y pulgar ( mano cerrada).
Pollo Servido sin hueso en restaurantes elegantes, consumo similar a las carnes, según el tipo de consumo. Tubérculos :Cortamos con el tenedor. Mazorca :Necesita un tenedor especial; giramos y cortamos los granos con el cuchillo. Mandarina : con corteza, corte de 4 cuartos (similar a la hamburguesa). Luego tomamos los cascos con el tenedor o la cuchara). Naranja o toronja :Se saca la fibra con un tenedor especial para este producto.
Cerezas :Se toman con cuchara; se depositan las semillas en el puño de la mano cerrado. Espárragos: consuma con la mano.
Manzana :En cuatro cuartos dejando el corazón como sobrante.
Banano : Hacer un corte en cada extremo, luego uno lateral de lado a lado, abrir la corteza, luego cortar en rodajas y consumir con tenedor.
Acomodación
Como regla general, se puede decir, que cuando concurra un número impar de personas, el primer puesto siempre ocupa el centro; se colocan los otros alternativamente a la derecha e izquierda, según sus categorías. Cuando el número de personas es par, se sigue la misma norma anterior, con excepción de la última persona que se coloca a la izquierda de la que ocupa el puesto impar último.
Las precedencias de los puestos en almuerzos, comidas o banquetes: para este tipo de eventos el puesto de honor debe situarse de ser posible frente a la puerta de acceso al comedor para ver todo lo que se encuentra a su alrededor.
Existen dos métodos presentados por Ana Zúñiga para determinar la instalación de las cabeceras:
La precedencia de la mesa es ocupada siempre por el anfitrión pero si asiste el Jefe de Estado o un Expresidente de la República, el Ministro de Defensa, el Comandante General de las Fuerzas Militares, u otra personalidad, el anfitrión, por cortesía debe ceder su lugar en la mesa a la persona mas destacada. En ese caso, el anfitrión ocupa el puesto que sigue en precedencia.
En una mesa ocupada por todos sus lados la persona principal se coloca en el centro con frente a la puerta de entrada: luego la tercera a la derecha de la principal, la cuarta a la derecha de la colocada al frente de la principal, la quinta a la izquierda de la principal, la sexta a la izquierda de la que le da frente, y así sucesivamente dependiendo del método escogido (inglés o francés).
En todos los casos cuando asistan damas a las reuniones, se debe tener presente, para efectos de precedencia, que la categoría de aquellas es igual a la de sus esposos y procurar, al designarles asientos, que estos queden alternando con los de los señores, es decir, al lado del anfitrión deben colocarse dos señores y al lado de la dueña de casa dos caballeros y así sucesivamente en forma intercalada. Debe evitarse que los esposos queden el uno a continuación del otro.
Existen varios sistemas para dar a conocer rápidamente al invitado la mesa y el puesto que le han sido asignados en una gran recepción. Uno de ellos es el plano de la mesa, que consiste en un reproducción a pequeña escala en cuero,
terciopelo o madera fina de la forma de la mesa; en el plano se introducen en ranuras especiales, pequeñas tarjetas rectangulares con los nombres de los comensales. El plano de la mesa se coloca junto a la puerta de acceso al comedor, para que los invitados antes de entrar vean su lugar asignado.
Es frecuente sobre todo en banquetes con gran número de concurrentes que las mesas tengan formas irregulares.
Requisitos en las ceremonias militares
En toda ceremonia militar, en la cual pase revista a las tropas el señor Presidente de la República o una autoridad militar, los séquitos que los acompañan estarán integrados por el siguiente personal, así:
Al señor Presidente de la República
El señor Ministro de Defensa y el señor Comandante General de las Fuerzas Militares. En caso de ausencia del señor Ministro de Defensa, del señor Comandante General, o de ambos, acompañaran al señor Presidente de la República, dos Comandantes de Fuerza presentes según la precedencia reglamentaria. A falta de estos, lo harán dos Oficiales Generales o de insignia más antiguos que se hallen presentes.
Al señor Ministro de Defensa
El señor Comandante General de las Fuerzas Militares, el Comandante de la Fuerza a la cual pertenece la unidad que rinde los honores y el comandante de esta. Si se trata de un destacamento integrado en forma conjunta, acompañarán al señor Ministro de Defensa: El Comandante General y el comandante del destacamento que rinde los honores.
Al señor Comandante General de las Fuerzas Militares
El Comandante de la Fuerza que se revista y el comandante de la unidad operativa o su equivalente, cuando la formación está integrada por tropas de una sola Fuerza. En destacamentos conjuntos, comandantes de las Fuerzas Militares según la precedencia reglamentaria en el destacamento.
Precedencia de las autoridades colombianas
1. Presidente de la República
2. Vicepresidente de la República
3. Cardenal Primado
4. Expresidente de la República
5. Ministro de Relaciones Exteriores, si hay diplomáticos o personalidades extranjeras.
6. Decano del Cuerpo Diplomático
7. Embajadores extranjeros
8. Presidente del Congreso de la República
9. Presidente de la Corte Suprema de Justicia
10. Presidente de la Cámara de Representantes
11. Presidente de la Corte Constitucional
12. Presidente del Consejo de Estado
13. Presidente del Consejo Superior de la Judicatura
14. Presidente del Consejo Electoral
15. Fiscal General de la Nación
16. Ministro de Estado en el siguiente orden: -Ministro del Interior y Justicia -Ministro de Relaciones Exteriores -Ministro de Hacienda y Crédito Público -Ministro de Defensa Nacional -Ministro de Agricultura -Ministro de Protección Social -Ministro de Minas y Energía -Ministro de Educación Nacional -Ministro de Comunicaciones -Ministro de Transporte -Ministro de Comercio, Industria y Turismo -Ministro del Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial -Ministro de Cultura
17. Secretario General de la Presidencia de la República Alto Comisionado para la Paz
18. Embajadores colombianos, si hay personalidades o diplomáticos extranjeros.
19. Comandante General de las Fuerzas Militares
20. Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional
21. Procurador General de la Nación
22. Defensor del pueblo
23. Contralor General de la República
24. Registrador del Estado Civil
25. Alcalde Mayor de Bogotá
26. Jefe Departamento Nacional de Planeación
27. Jefes de Departamentos Administrativos (por orden de creación)
28. Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, si hay diplomáticos extranjeros.
29. Mayores Generales y Vicealmirantes
30. Viceministros (en el mismo orden de los Ministros)
31. Gobernador de Cundinamarca
32. Gobernadores en orden alfabético
33. BrigadieresGenerales y Contraalmirantes
34. Arzobispos y Obispos
35. Senadores de la República
36. Representantes a la Cámara
37. Alcaldes de las Capitales
38. Magistrados de la Corte Suprema de Justicia
39. Magistrados de la Corte Constitucional
40. Consejeros de Estado
41. Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura
42. Jefe de la Casa Militar de la Presidencia, si asiste el Presidente de la República
43. Director General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores, si no asiste el Presidente de la República, tendrá la precedencia y ocupará la posición
44. Coroneles y Capitanes de Navío
45. Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia
46. Consejeros del señor Presidente de la República
47. Encargados de Negocios
48. Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata
49. Asesores del señor Presidente de la República
50. Ministros Consejeros
51. Secretarios Generales
52. Subsecretarios Ministerios de Relaciones Exteriores
53. Subdirector de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
54. Gerentes Institutos Descentralizados, por orden de creación
55. Consejeros de Embajada o Legación
56. Edecanes del señor Presidente de la República
57. Mayores y Capitanes de Corbeta
58. Presidente de la Asamblea Departamental
59. Presidente del Tribunal Superior
60. Presidente Concejo Municipal
61. Oficiales subalternos de las Fuerzas Militares
Con respecto a las banderas
Es importante conocer los siguientes detalles: las banderas deben izarse rápido a las ocho de la mañana y arrearse a las seis de la tarde; en caso de que llueva deben retirarse.
Su orden de precedencia en Colombia es : primero, el pabellón nacional; segundo el departamental y tercero, el de la ciudad. Para recepciones internacionales se tendrá en cuenta lo siguiente:
La colocación de las banderas se hará según el orden de precedencia establecido, siendo la principal la que se encuentra detrás de quien preside; las demás se colocarán de acuerdo con cada delegación y por orden alfabético.
Detrás de la mesa principal se pondrá la del anfitrión en el centro, y a su derecha la del invitado de honor.
En un hotel se izarán las banderas de acuerdo con las diferentes delegaciones, según el orden de aceptación o según el orden de arribo.
Ocasiones especiales
Nacimiento
La llegada del bebé se participa a familiares y amigos por medio de tarjetas a nombre de sus padres y abuelos. Se visita a la mamá y al bebé llevando un regalo para el bebé y es grato enviar flores a la mamá.
Bautizo
Se anuncia por medio de tarjeta, periódico o carta enviada a los invitados especificando detalles. Si después de la ceremonia hay fiesta se invita al sacerdote que ha bautizado al niño. Tradicionalmente habrá padrino o madrina, quienes asistirán a la preparación y el día del bautizo llevan un regalo al niño. El vestido del niño será blanco y largo y en materiales suaves con gorrito.
Primera Comunión y Confirmación
Es una ceremonia con una misa a los cuales asisten sus padres, parientes y amiguitos. El niño asiste a un curso y en general a una ceremonia conjunta con sus compañeros de colegio.
Según las costumbres, si es niño tendrá un padrino y si es niña una madrina.
Se festeja en casa y se regala una estampa con motivos religiosos y al dorso va el nombre del niño, fecha y lugar.
15 años
Normalmente se invita a parientes, y amigos y se ofrece un refrigerio acompañado de bebidas no alcohólicas.
Ahora ha variado este tipo de reunión y según el gusto de la joven se invitan a compañeros y amigos o si la joven prefiere un viaje o crucero.
Se usa que los papás den una serenata a la niña.
Graduaciones
Sea el grado de bachiller, de carrera universitaria, profesional o técnica la participación no implica asistir ni llevar regalo. Las invitaciones normalmente llevan el nombre del graduando, colegio o universidad, fecha, lugar, hora y título obtenido. Matrimonio:
• Para pedir la mano de la novia, va el novio con sus padres.
• El novio envía en la mañana de ese día un arreglo floral y en la tarde va a casa de sus suegros a pedir la mano de su novia. En caso de que el novio sea huérfano va con un tío, hermano o amigo íntimo.
• Ese día el novio regalará a la novia el anillo de compromiso que según la tradición debe tener un diamante, una piedra blanca o una perla. Este anillo se lleva en el dedo anular de la mano izquierda que luego cambiará para la mano derecha junto con la argolla.
• Ceremonia en la iglesia
• La entrada a la iglesia. El novio se ubica junto al altar con su mamá o madrina y la novia avanza acompañada de su papá y la corte si la hay. En el altar el papá de la novia hace entrega de su hija al novio; ella se ubica al lado izquierdo y los padres y padrinos se ubican a ambos lados de los novios. Después de la ceremonia los novios son los primeros en salir.